Verwaltung von Pfandboxen als Praxisbeispiel

Gibt es in deinem Unternehmen auch Objekte, die verwaltet und nachverfolgt werden wollen? Ob nun die Verwaltung von Pfandboxen, Messmitteln, IT-Equipment oder Zugangskarten.

Falls JA, dann ist dieser Beitrag genau für dich gemacht.

In diesem Beitrag stelle ich eine passende Lösung mit sehr einfacher Handhabung für die operativen Kollegen am Beispiel von Pfandboxen dar.

Für den Transport von Verbrauchsgütern ist es immer wieder notwendig die passenden Spezialboxen zur Verfügung zu stellen. In einigen Fällen übersteigt der Wert der Boxen sogar den Wert des Inhalts, was eine genaue Verwaltung von Pfandboxen notwendig macht.

Eingesetzte Tools

• Airtable als Datenbank
• make.com als Steuerungs- und Automatisierungslösung
• Eine einfache Website mit JavaScript zur Dateneingabe

Die laufenden Kosten für diese Lösung sind ein wenig Abhängig von der Anzahl der gelisteten Teile und von der Anzahl der Transaktionen. Es ist aber eine voll funktionsfähige Testumgebung ohne weitere Koste möglich, da sowohl Airtable also auch make.com einen kostenlosen Plan anbieten.

Wie läuft nun der Prozess zur Verwaltung von Pfandboxen

Vorbereitung

Als erstes muss natürlich jede Pfandbox mit einer eindeutigen Seriennummer versehen werden. Um das Abtippen der Seriennummer im folgenden Prozess zu vermeiden werden die Seriennummern als QR-Code-Label auf die Boxen geklebt. Die Verwendung von QR-Codes hat dabei den Vorteil der Fehlerkorrektur. Es darf bis zu 30 % des QR-Codes zerstört oder verschmutzt sein, um dennoch eine Ablesung zu ermöglichen (Wikipedia). Zusätzlich darf im Vergleich zu nicht-optischen Codes, wie z. B. NFC-Tags, auch ein größerer Abstand zum Label auftreten und es gibt keine Einschränkung des Basismaterials.

Um eine Zuweisung einer Box zu einem Kunden zu herstellen zu können, muss auch die Kundennummer zur Verfügung stehen. In diesem Beispiel ist die Kundennummer ebenfalls als QR-Code auf dem Kundenauftrag abgedruckt. Falls ein ERP-System verwendet wird, kann das Andrucken dieses Codes in der Regel durch eine einfache Anpassung des Layouts erfolgen.

Regelmäßiger Ablauf

Die Dateneingabe erfolgt dann mit einem beliebigen Smartphone oder Tablet. Auf einer einfachen Website mit JavaScript-Code werden nun die Nummern der Pfandbox und des Kunden direkt an das Auto­matisierungs­­tool übergeben. Sobald eine Seriennummer ohne Angabe einer Kunden­nummer verbucht wird bekommt diese die Markierung “zurück im Lager”.

Nach Übergabe der beiden Werte wird ein neuer Eintrag in der Boxhistory erstellt. Anschließend wird der aktuelle Stand der Box (Beim Kunden / Im Lager) in der entsprechenden Tabelle eingetragen.

Verwaltung der Pfandboxen

Als Ergebnis stehen drei Tabellen zur Verwaltung von Pfandboxen bereit.

1. Tabelle Boxen:
   Hier werden die Seriennummern, der aktuelle Ort, die letzte Buchung und ein Verweis auf die nächste Tabelle Boxhistories gespeichert.

2. Tabelle Kunden:
   Zur Verwaltung der Kunden. Neben der Kundennummer kann noch der Name eingetragen werden. Zusätzlich ist auch hier eine Spalte mit den zugehörigen Boxhistories enthalten, wodurch man eine direkte Übersicht über die getätigten Buchungen mit diesen Kunden sieht.

3. Tabelle Boxhistory:
   Hier wird ein Zeitstempel, sowie der Verweis von Box und ggf. Kunden eingetragen.

Durch die zentrale Speicherung der Daten kann jederzeit eine passende Auswertung erfolgen.

Weitere Möglichkeiten

Durch die zentralen Daten können weitere Automatisierungen leicht eingerichtet werden, um z. B. nach 8 Wochen eine automatische Erinnerung an den Kunden zu schicken. Auch könnte man die Spalten erweitern, um Reparaturen, Kaufdatum, Prüfungen, uvm. zu Verwalten.

Diese Lösung ist somit nicht nur für die Verwaltung von Pfandboxen, sondern auch für jegliche Art der Objektverwaltung (Messmittel, IT-Equipment, Zugangskarten, …) sehr einfach umsetzbar.